Normas reguladoras en envíos masivos de emails

Una cantidad considerable de leyes y normas a seguir establecen las pautas a seguir en el tratamiento de los datos con propósitos comerciales.

Entre ellas tenemos la LOPD 15/1999, Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal; la LSSICE 34/2002, Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico; la LGTel 32/2003, Ley General de Telecomunicaciones; la DIRECTIVA EUROPEA 2003/31/CE, concerniente a aspectos jurídicos de los servicios de la sociedad de la información, con énfasis en el comercio electrónico en el mercado interior; y la DIRECTIVA EUROPEA 2002/58/CE, que regula el Tratamiento de los datos personales y la protección de la intimidad en el sector de las comunicaciones electrónicas.

Para hablar del email marketing o correo electrónico comercial, debemos definir bien que es el SPAM para poder diferenciar adecuadamente uno de otro.

El término SPAM a través del servicio de email surge el 5 de Marzo de 1994, y no es más que el envío de mensajes publicitarios no solicitados y de forma masiva por los medios de comunicación como el correo electrónico, móviles, mensajería instantánea y otros. O sea se envían sin el permiso manifiesto del receptor. El SPAM está totalmente prohibido por las leyes internacionales.

Los emails comerciales deben ser legítimos y para eso es necesario que cumplan con todo los establecido en las leyes y regulaciones mencionadas anteriormente.

La LOPD 15/1999 obliga a las empresas al correcto tratamiento de las direcciones de correo electrónico pues esto es un dato considerado como personal y merecedor de protección.

Quienes se dediquen al manejo de este tipo de datos están obligados a acatar una serie de principios primordiales e indispensables relativos al propósito de los archivos, a la veracidad de los datos registrados, a la honestidad a la hora de conseguirlos, a facilitar el acceso individual de los titulares de los mismos, a la toma de las medidas de seguridad necesarias para protegerlos y a lograr el consentimiento de los interesados para recabarlos y tratarlos.

Estos datos se pueden obtener directamente del interesado, así como de otras fuentes a disposición del público.

Cuando obtenemos datos directamente del interesado estos deberán ser informados previamente de que estos datos serán parte de un archivo y de la finalidad para la cual se solicitan estos datos. Se le comunicará también la identidad y ubicación de quien tratará estos. Del carácter opcional u obligatorio en las respuestas a las preguntas efectuadas, y de la posibilidad que tiene en todo momento de acceso para modificar, ver, cancelar, etc estos datos.

Si los datos se toman de fuentes públicas, como censos, listas telefónicas, los medios de comunicación, listados profesionales, diarios, revistas, sitios web, etc. no será necesario contar con la autorización de los interesados.

Evite suministrar las direcciones de emails a terceros, hágalo solo para alcanzar un objetivo previamente definido y siempre con la autorización del afectado.

En el manejo de información de carácter personal, es de obligatorio cumplimiento brindarle al titular la posibilidad de forma gratuita y sencilla, de acceder en todo momento a sus datos para modificarlos, en incluso cancelarlos.

El secreto para el cumplimiento de las normativas que establece la LOPD es:

• Registrar el archivo de datos personales en la Agencia de Protección de Datos.
• Implantar todas las medidas de seguridad necesarias en dependencia del nivel del dato obtenido.
• Recibir la autorización incuestionable del titular para recibir estos datos y comunicarles del sus derechos para acceder, modificar, cancelar y oponerse al tratamiento de sus datos personales.
• La LSSICE 34/2002 en su artículo 21.1 establece las regulaciones en cuanto a la prohibición de envíos de publicidad por email u otros medios sin el consentimiento del destinatario o no solicitados por éste. Para que esto sea lícito, debe existir una relación contractual entre ambas partes en el que el destinatario autoriza el envío de publicidad a su email y el remitente le comunica de forma clara sus derechos en cuanto a la seguridad, privacidad y tratamiento de sus datos personales.
• Para concluir recordar indicar siempre en el propio mensaje que se trata de publicidad.

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